Automatisation d’un reporting mensuel par activités
Un groupe multi-activités, réparti sur 4 sites, peine à consolider ses résultats pour piloter efficacement. Les tableaux de bord sont saisis à la main, par des personnes différentes selon des méthodes différentes, et la consolidation est difficile.
Le dirigeant fait alors appel à Voltyge pour concevoir un compte de résultat automatisé, capable de suivre chaque activité, chaque site, chaque mois — avec un objectif de fiabilité, de gain de temps et d’autonomie des équipes.
Résultat : un outil robuste, un pilotage simple, et des équipes formées.
La situation de départ
Notre client est un groupe possédant plusieurs activités réparties sur quatre sites distincts.
Chaque site a son personnel et tient une comptabilité indépendante. Une situation qui résulte de la stratégie de rachats successifs, et qui génère des difficultés dans le pilotage :
- Une disparité dans la méthodologie du pilotage : chacun fait son tableau.
- Des tableaux de bord complétés à la main : perte de temps.
- Un suivi financier fastidieux : pas de compétence en interne pour consolider.
- Un résultat par activité non disponible faute de données et de méthodes
Le dirigeant nous confie alors la mission d’améliorer l’efficacité des processus administratifs et de construire un compte de résultat unique regroupant l’ensemble des activités, afin de mieux piloter l’entreprise.
Notre intervention
Étape 1 : Audit
Comme pour toutes nos missions, nous commençons par une ou deux journées sur place.
L’objectif : poser un diagnostic clair.
Nous auditons :
- Le business model du groupe,
- La provenance et la qualité de la donnée,
- Les outils en place,
- Les processus administratifs sur chaque site.
Avec à chaque fois les mêmes questions : Qui fait quoi, comment, et pourquoi ?
Ce travail nous permet de cartographier les données et les reportings existants, avant de passer à l’action.
Étape 2 : Recommandations
Nous formulons ensuite des recommandations concrètes, classées par ordre de priorité.
Pour ce client, elles portaient sur trois volets :
- Les processus administratifs : ce qu’il faut automatiser ou simplifier pour un pilotage plus fluide.
- Le pilotage : les indicateurs à fiabiliser pour rendre les données incontestables.
- La formation : garantir l’autonomie de l’équipe à la fin de la mission.
Le dirigeant choisit alors de nous confier un projet spécifique : la création d’un compte de résultat mensuel avec analyse par filiale et par activité.
Étape 3 : Organisation de la donnée
Chez Voltyge, notre adage c’est #pasdedatapasdechocolat.
Pour construire un compte de résultat mensuel fiable, il faut que les données soient arrêtées chaque mois et qu’elles reflètent l’exhaustivité de l’activité.
Nous avons travaillé sur les postes du compte de résultat :
- Chiffre d’affaires
- Identification et neutralisation des cessions internes entre activités d’une même structure
- Ventilation analytique des ventes via les données de l’ERP.
- Achats, stocks et charges externes
- Paramétrage des virements fournisseurs dans l’ERP et de la synchronisation
bancaire. - Suivi plus régulier des stocks (inventaire physique).
- Affectation analytique des charges, avec des clés de répartition définies (CA,
personnel, surface…). - Répartition mensuelle des charges (cut-off par grilles d’abonnement ou CCA/FNP)
- Paramétrage des virements fournisseurs dans l’ERP et de la synchronisation
- Salaires
- Affectation analytique des salariés dans Silae.
- Automatisation de la saisie des écritures de paie.
- Comptabilisation mensuelle des provisions de congés payés.
- Immobilisations
- Intégration mensuelle des dotations aux amortissements, sur la base d’une prévision fournie par l’expert-comptable.
Étape 4 : Construction du reporting
Une fois la donnée organisée et les processus validés, nous construisons le compte de résultat.
Grâce à notre expérience sur des projets similaires, nous avons pu adapter rapidement nos modèles existants.
Nous utilisons Power Query pour concaténer les différentes sources de données, les mettre en forme, et alimenter automatiquement le reporting demandé.
Étape 5 : Formation des équipes
Pour garantir la pérennité de l’outil, nous avons également formé les équipes impliquées.
Voltyge étant organisme de formation certifié Qualiopi, la formation a été prise en charge en grande partie par l’OPCO, réduisant d’autant le budget de la mission.
Le plan de formation a permis :
- Une sensibilisation à la fiabilité de la donnée et à la standardisation des processus,
- Une prise en main de Power Query,
- La construction pas à pas d’un compte de résultat automatisé.
Le résultat
- Un compte de résultat unique et lisible, mensuel et cumulé, qui permet au dirigeant de suivre la rentabilité par site et par activité en un coup d’œil.
- Des équipes formées et autonomes pour l’alimenter et en garantir la cohérence.
- Une mission courte (3 jours effectifs), ciblée, avec des gains immédiats en clarté et en temps.
- Une prise en charge partielle de la formation via l’OPCO.
Les clés de réussite
- Une organisation stricte de la donnée dès le départ.
- Des processus harmonisés entre les sites.
- Une vraie implication du dirigeant, moteur du changement.
- L’expertise Voltyge dans la conception de tableaux de bord fiables et opérationnels.
Une mission typique de DAF-SI Finance par Voltyge
Ce cas incarne parfaitement la valeur ajoutée d’une intervention Voltyge sur les systèmes d’information finance :
- Cartographier, fiabiliser, automatiser : poser les bonnes bases pour un pilotage mensuel clair et partagé.
- Former les équipes pour qu’elles s’approprient les outils et deviennent autonomes.
- Aller à l’essentiel, avec un plan d’action ciblé, une montée en compétence rapide, et un budget optimisé.
Et bien sûr, nous assurons la hotline lorsque les équipes veulent faire évoluer les outils.
