Conseil et Astuce

Démarrer une mission avec un directeur financier en temps partagé (externalisé)

Démarrer une mission avec un prestataire, cela peut être stressant, surtout sur un sujet aussi stratégique que le pilotage financier.
Par quoi on commence ? Comment ? Combien de temps ?

Chez Voltyge, voilà comment ça se passe.


LE PREMIER ECHANGE

D’abord nous échangeons avec vous au téléphone☎️, autour d’un café 🍵 ou d’un déjeuner🍽️, voire autour d’un verre 🥂 à un événement .

Objectif : comprendre vos enjeux, vos objectifs, vos souffrances et problématiques à résoudre

Si nous nous sentons capables, que nous en avons envie et que vous aussi, en gros si ça « fit » comme disent les anglais, nous décidons d’une première intervention (1 à 3 j) destinée à :

  • Résoudre une problématique urgente (construire un prévisionnel, rédiger un cahier des charges, mener un audit…)
  • Evaluer si notre collaboration fera des étincelles (oui, il faut au moins ça, sinon passez votre chemin)

Refusons-nous des missions en réalité ?

Et bien oui ! C’est rare mais ça arrive et c’est pour notre bien à tous.

Nous refusons la mission quand nous pensons:

  • ne pas être les plus compétents pour la mission
  • que nos méthodes de travail ne sont pas compatibles avec celles de l’entreprise
  • que l’activité de l’entreprise heurte nos valeurs

Nous refusons certaines missions car nous voulons travailler uniquement dans des contextes où nous sommes les plus performants.


Avant la première intervention, le questionnaire !

Oui, en fait, c’est vous qui travaillez en premier 😮.

Nous ne sommes même pas encore venus que vous avez déjà du travail, vous en tant que dirigeant, et l’équipe aussi pour nous préparer les éléments.

C’est le prix à payer pour que la première journée soit la plus efficace et ainsi que :

  • Vous puissiez bénéficier tout de suite de notre expertise
  • La problématique urgente soit résolue rapidement

La première intervention : cartographie des flux

Aie ! Ça sonne comme un process de grand cabinet de consulting qui produit du PowerPoint et ne fait rien 🤔.
Et bien non, en fait, c’est juste un schéma pour bien comprendre comment fonctionne l’organisation :

  • Qui fait quoi
  • Dans quel logiciel
  • A quel moment
  • Et surtout….. POURQUOI !

Oui, le pourquoi, encore et toujours le pourquoi.

Peu importe ce que nous faisons dans nos vies, notre POURQUOI – notre objectif de conduite, notre cause ou notre croyance – ne change jamais.

Simon Sinek, dont la vidéo TEDx est si connue !

Nous pensons sérieusement qu’une des phrases les plus dangereuses du monde est « parce qu’on a toujours fait comme ça » (à égalité avec « parce qu’on m’a dit de faire comme ça » et « il n’y a plus de 🍫 » quand je veux prendre un goûter).

Donc, sauf exception, quel que soit le but de la première intervention, nous commençons par identifier les flux.

Evidemment, c’est aussi à ce moment là que nous dressons une liste d’améliorations possibles, de contrôles à mettre en place et de tâches à automatiser que nous étudierons ensemble à la fin de la première intervention.


Ensuite, la production

Et oui, ensuite, il faut construire, rédiger, contrôler, présenter, calculer… bref PRODUIRE le contenu pour lequel vous nous avez missionné dans un premier temps.

En général, il s’agit :

  • De construire un budget mensuel / annuel
  • De construire / revoir un plan de trésorerie mensuel
  • De rédiger un cahier des charges
  • De diagnostiquer / auditer les processus administratifs et financiers de l’entreprise
  • D’évaluer les compétences et l’organisation de l’équipe administrative et comptable
  • De formaliser / documenter les process administratifs et financiers

La restitution

La restitution est généralement en deux temps, sauf si l’équipe est vraiment petite et que nous pouvons faire les deux étapes en même temps.

D’abord, nous revoyons avec les membres de l’équipe qui sont directement concernés au quotidien par les recommandations ou outils que nous avons produits. Cela permet de :

  • S’assurer que nous avons bien compris le fonctionnement actuel
  • Challenger nos recommandations pour identifier des éléments dont la mise en œuvre serait impossible pour des raisons techniques
  • En résumé s’assurer de présenter un travail cohérent et pragmatique au dirigeant et éviter l’effet « hors sol »

Ensuite, nous présentons donc au(x) dirigeant(s) nos travaux, ce qui donne lieu à des échanges et à des modifications pour prendre en compte sa vision et ses objectifs.


Next steps


A la fin de cette première intervention et sur la base à la fois de la cartographie, des recommandations établies et d’un éventuel premier travail de production supplémentaire, nous décidons (ou non) de continuer.

La suite de la mission se construit avec le dirigeant en fonction de son budget et de ses priorités : nous déterminons ensemble les sujets sur lesquels travailler en premier lieu et le budget mensuel à y consacrer.

Parfois, le plus important est la rapidité de mise en place, nous dégageons alors un maximum de temps pour intervenir vite et suffisamment.

Parfois, le budget est limité et nous priorisons en étalant dans le temps l’intervention pour rester dans un montant de dépenses que l’entreprise peut assumer.


Et après

Après, cela peut continuer longtemps de façon régulière, s’interrompre, reprendre, accélérer, ralentir.

Bref, vous l’aurez compris, c’est à la carte !

Mais nous prendrons de vos nouvelles au minimum une fois par mois et nous vous proposerons de faire le point au moins annuellement sur la mission.


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